Wizytówki to nieodzowny element biznesowej etykiety. Z pozoru niewinny kartonik, może przysporzyć jednak wielu problemów, jeśli nie znamy zasad savoir-vivre’u dotyczących wymieniania się nimi. Dlaczego jest to ważne? Bo wizytówki są niezwykle ważnym komponentem profesjonalnego biznesowego wizerunku.
Zanim wręczymy wizytówkę, warto przyjrzeć się, czy jest ona zgodna z regułami stylu, jakie przyjęty jest w biznesie. Standardowe wymiary to zazwyczaj 5 na 9 centymetrów, oczywiście wizytówki mogą mieć też inne wymiary, ale o ile nie pracujemy np. agencji reklamowej, lepiej zdecydować się na klasykę. Wówczas wizytówka bez problemu zmieści się w każdym wizytowniku, dzięki czemu zachowamy ją w nieskazitelnych warunkach, unikając zagnieceń i zabrudzeń.
Ważny jest również papier z którego zostanie ona wykonana. Najlepiej wybrać ten pokryty laminatem lub gruby tzw. czerpany, który nada niezwykle eleganckiego wyglądu. Projekt warto powierzyć profesjonalnemu grafikowi, który zadba o prawidłową kolorystykę, dobór czcionki i próbny wydruk.
Co umieścić na wizytówce?
Tu również obowiązuje zasada – mniej, znaczy więcej. Najbardziej eleganckie wizytówki są̨ skromne, proste w formie i napisane jedną czcionką. Jeśli zaś chodzi o kolor papieru, najlepiej sprawdzi się biały lub w odcieniach beżu.
Na wizytówce powinny znaleźć się poniższe dane:
- imię i nazwisko
- stanowisko
- adres firmy
- numer telefonu i faksu
- numer telefonu komórkowego (jeśli sobie tego życzymy)
- adres e-mail
- adres strony internetowej firmy
- media społecznościowe (opcjonalnie)
Warto pamiętać jednak, że gdy otrzymamy wizytówkę bez numeru telefonu komórkowego, nie powinniśmy o niego prosić, zwłaszcza osoby na wysokim stanowisku.
Jak wręczać wizytówki?
Wybierając się na spotkanie, nie zapomnijmy o zabraniu na nie wizytówek. Nieposiadanie ich świadczy o braku profesjonalizmu, więc warto mieć́ przy sobie kilka na zapas. Wręczane wizytówki powinny być́ przechowywane np. w wizytowniku. Pamiętajmy, że ten mały kartonik świadczy o naszym wizerunku, dlatego nie wolno wręczać́ wizytówek pogniecionych, pobrudzonych lub z nieaktualnymi informacjami.
Wymiana wizytówek zazwyczaj następuje na początku lub na końcu spotkania. Dotyczy to również spotkań w restauracji. Pamiętajmy – wizytówkami nie wymieniamy się podczas posiłku.
Czynność powinna zainicjować osoba wyższa rangą w hierarchii biznesowej. Wizytówkę podajemy w taki sposób, by osoba, która ją otrzymuje mogła od razu przeczytać, co jest na niej napisane. Nie należy więc podawać jej przekręconej lub rewersem. Gdy otrzymamy wizytówkę, dużym nietaktem będzie natychmiastowe schowanie jej. Zgodnie z etykietą należy ją przeczytać, okazując w ten sposób drugiej stronie szacunek.
Należy przeczytać́ przynajmniej najważniejsze dane umieszczone na wizytówce, a następnie pozostawić́ ją przez dłuższą̨ chwilę w dłoni lub na stole. Taka pomoc przyda się̨ zwłaszcza w chwili, gdy w trakcie rozmowy „wypadnie nam z głowy” imię̨, nazwisko czy stanowisko osoby, z którą rozmawiamy. Nie powinniśmy również chować wizytówki do kieszeni spodni czy portfela – to faux pas. Nie należy również pisać po wizytówce. Ewentualne dopiski (np. prywatny numer telefonu komórkowego) może wykonywać tylko właściciel wizytówki.
Otrzymane wizytówki powinno się schować́ do specjalnego wizytownika lub też do drugiej przegródki etui, w którym trzymamy nasze własne wizytówki. Nie należy jednak mieszać́ swoich wizytówek z tymi otrzymanymi od innych osób, gdyż może dojść do niezbyt przyjemnej sytuacji, gdy omyłkowo podarujemy komuś wizytówkę np. ważnego klienta. Najlepiej po powrocie ze spotkania do biura umieścić otrzymane kontakty w specjalnym wizytowniku, a jeśli to konieczne wysłać e-mail z podziękowaniami za spotkanie na podany adres.
