Era sztywnych biznesowych spotkań w salach konferencyjnych wydaje się odchodzić do lamusa. Coraz chętniej spotykamy się z partnerami biznesowymi poza biurem. I choć atmosfera wówczas nieco się rozluźnia, nie należy zapominać o obowiązujących zasadach savoir-vivre’u. W końcu nadal jesteśmy w pracy. Niezależnie, o której godzinie planujemy spotkanie, warto wiedzieć, jak zachować się zgodnie z etykietą.
Każde spotkanie biznesowe, ma swój osobisty charakter. Możemy jednak wyróżnić dwa najpopularniejsze ich typy – czyli te, które odbywają się na stojąco oraz przyjęcia zasiadane. Do tych pierwszych zaliczamy koktajle, przyjęcia bufetowe, a także spotkania przy tak zwanej „lampce wina”. Do zasiadanych okazji, możemy zaliczyć natomiast śniadania, popołudniowe herbatki oraz uroczyste obiady. W biznesowym świecie, spotkania odbywają się od samego rana, do późnego wieczoru i mają określoną długość trwania. Oto ich rozkład w ciągu dnia.
Śniadanie odbywa się między godziną 9 – 10.30
Śniadania w biznesie organizowane są w godzinach porannych, jednak dopiero około godziny 9. lub nieco później. Tego typu spotkania potrwają również około 1-1,5 h. Warto pamiętać, że tego typu spotkanie rządzi się nieco innymi prawami w świecie biznesu od tego w kręgach dyplomatycznych.
Dyplomaci rozpoczynają spotkania przy śniadaniu dopiero około godziny 12. lub nawet 14. Jest ono biznesowym odpowiednikiem lunchu. Jak również nietrudno się domyślić, zamiast klasycznych kanapek czy muesli i jogurtu, podane zostaną wówczas lekkie dania lunchowe.
Według zasad etykiety do godziny 12. nie wypada pić alkoholu. Wyjątek stanowi jedynie szampan, który czasem bywa serwowany w godzinach porannych. Jeżeli zaś chodzi o dress code, podczas tego typu spotkań nie obowiązuje ściśle określony strój. Przestrzeganie reguł biznesowego wyglądu będzie wystarczające.
Lampka wina odbywa się o godzinie 12. lub później
Spotkanie przy tak zwanej lampce wina (fr. vin d’honneur) lub kieliszkiem szampana również staje się coraz popularniejsze i odbywa się zazwyczaj po godzinie 12. Są to krótkie spotkania, które trwają zaledwie 15-30 min. Serwowane są lekkie napoje alkoholowe takie jak wino czy szampan, a także soki lub woda. Nie podaje się przekąsek. Tego typu spotkania służą podkreśleniu wyjątkowej chwili – podpisaniu nowego kontraktu czy inauguracji wystawy. Spotkaniu towarzyszy zazwyczaj toast, dlatego nie należy odmawiać wzięcia kieliszka z alkoholem, nawet jeśli nie zamierzamy go wypić. Toast należy wznieść wraz z gospodarzami nawet symbolicznie.
Brunch odbywa się przeważnie między godziną 13 a 14.
Późniejsze śniadanie w środowisku biznesowym to popularny „brunch”, którego nazwa wywodzi się od słów – breakfast i lunch. Brunch zazwyczaj trwa około 1-1,5 godz. Innym, choć coraz bardziej popularnym określeniem jest „linner”, który jest z kolei miksem słów – lunch i dinner i oznacza on późno popołudniowy posiłek.
Lunch odbywa się w godzinach 14 do 16.
To jedna z najpopularniejszych form spotkań biznesowych. Warto pamiętać o obowiązujących zasadach etykiety, gdy do restauracji zapraszamy ważnego klienta. Co ważne – za spotkanie płaci ten, kto zaprasza do restauracji!
Aperitif
Tego typu spotkanie jest podobne do wspomnianego wcześniej wydarzenia przy lampce wina. Aperitif jest jednak najczęściej wstępną częścią wieczornego spotkania. W Polsce jest to uroczysta kolacja, w krajach anglosaskich natomiast wieczorny posiłek nosi nazwę obiadu (dinner).
Aperitif to nic innego jak kilku lub kilkunastominutowe spotkanie na stojąco, podczas którego gospodarze oczekują zgromadzenia się wszystkich zaproszonych osób. Warto wykorzystać tę chwilę na nawiązanie nowych relacji i wymianę wizytówek lub też podtrzymania dotychczasowych znajomości. Podczas aperitifu serwowany jest niskoprocentowy alkohol, mający za zadanie pobudzić apetyt zgromadzonych gości.
Koktajl odbywa się w godzinach 16 – 19.
Przyjęcie koktajlowe odbywa się na stojąco i wymaga odpowiedniego dress code’u. Oprócz lekkich napojów alkoholowych i bezalkoholowych serwowane są także drobne przekąski znane również pod nazwą „finger food”. Ich porcje przeznaczone są dosłownie na jeden kęs i są to zazwyczaj małe kanapeczki, koreczki itd. Sama nazwa spotkania pochodzi zaś od słów „cock” – kogut i „tail” – ogon i oznacza to, że na przyjęciu pojawią się drinki kolorystycznie zbliżone do wielobarwnego koguciego ogona. Koktajle najczęściej trwają około 1-2 godzin.
Popołudniowa herbatka, czyli popularne 5 o’clock tea
Tego typu spotkanie pochodzi z tradycji anglosaskiej i odbywa się najczęściej około 16.00-17.00. Herbatka również potrwa około 1-1,5 godziny, jednak nie powinna skończyć się później, niż o godzinie 18.30. Warto o tym pamiętać i przestrzegać tej reguły, gdyż nie mamy pewności czy gospodarze nie są umówieni na wieczorny obiad. Do popołudniowej herbatki oprócz słodkich wypieków, często podaje się również charakterystyczne trójkątne kanapki na bazie tostowego chleba.
Kolacja odbywa się w godzinach 19 – 20.
Najbardziej celebrowanym spotkaniem jest uroczysta wieczorna kolacja. Jest to rodzaj przyjęcia zasiadanego. Godzina jego rozpoczęcia często determinowana jest porą roku, ale także i położeniem geograficznym – w ciepłych krajach, gdzie dzień jest dłuższy, obiad czy kolacja rozpocznie się około godziny 20. W Polsce zazwyczaj rozpoczyna się po godzinie 18. Warto pamiętać, że i tego typu spotkanie może przybrać formę bufetu. Wówczas kolacja odbędzie się na stojąco. Bez względu na formę, trwa ona minimum 1,5 godziny i stanowi doskonałą okazję do zaznaczenia swojej obecności w wybranym kręgu społecznym czy biznesowym.
