Gdy trzymamy w ręku eleganckie zaproszenie na spotkanie, bal lub konferencję, często nie zdajemy sobie sprawy, jak wielkim przedsięwzięciem jest zaplanowanie przyjęcia. Aby docenić wysiłek gospodarza, należy pamiętać o potwierdzeniu lub odmówieniu przybycia. Oto, jak należy zrobić to zgodnie z zasadami savoir-vivre’u.
Podstawą każdego rodzaju spotkań, poza miejscem i datą, jest sporządzenie listy gości oraz przygotowanie odpowiednich zaproszeń. Profesjonalny organizator zadba o dostarczenie ich na około 2-3 tygodnie przed datą przyjęcia, aby goście mogli zdecydować o swojej obecności odpowiednio wcześniej. Informacja ta jest niezwykle ważna dla gospodarzy, gdyż muszą zaplanowa liczbę nakryć oraz alkohol i ewentualne upominki odpowiednio wcześniej.
Formy zaproszeń
W użyciu funkcjonują dwa podstawowe rodzaje kart zaproszeniowych: karty zwykłe i specjalne.
- Te zwykłe, najczęściej stosowane, służą zapraszaniu na standardowe spotkania np. śniadania, koktajle i przyjęcia. Karty specjalne natomiast przygotowywane są na konkretną okazję i drukowane w całości, z wyjątkiem miejsca przeznaczonego na odręczne wpisanie imienia i nazwiska zapraszanej osoby – tłumaczy Joanna Modrzyńska, adiunkt na Wydziale Politologii i Studiów Międzynarodowych Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu oraz właścicielka szkoły savoir vivre’u Art of Manners.
Niezależnie jednak od rodzaju zaproszenia, znajdziemy na nim informację do kogo skierować odpowiedź, by udzielić jednoznacznej odpowiedzi. Nietaktem będzie udzielenie wymijającej informacji „być może przyjdę” czy też „dam Pani/Panu znać”. Może zostać to odebrane lekceważąco i nieprofesjonalnie.
Gdy przyjmiemy zaproszenie
https://www.instagram.com/p/BfGEbBkFDYf/?tagged=partyinvitations
Poza sposobem potwierdzenia udziału w przyjęciu, na zaproszeniu znajdziemy również informacje dotyczące wymaganego dress code’u. Najpopularniejsze skróty pochodzą z języka angielskiego i francuskiego.
- stroje wieczorowe oznaczone są jako: black tie, dinner jacket, tuxedo, cravate noir, white tie, evening dress, tailcoat, full dress, cravate blanche, frac, tenue de soirée, habit noir.
- stroje dzienne określane są jako: informal (strój wizytowy), uniform, morning coat, cutaway, jaquette (żakiet).
Zaproszenia zawsze zawierają również informację o godzinie rozpoczęcia spotkania.
- W przypadku dużych imprez, gdy wszyscy goście nie mogą ze względów logistycznych przybyć o tej samej porze, na zaproszeniu podany jest czas przewidywany na aperitif, podczas którego powinni zgromadzić się wszyscy zaproszeni. Należy jednak mieć na uwadze, że w niektórych krajach i kulturach oczywistą rzeczą jest podanie na zaproszeniu godziny rozpoczęcia i zakończenia spotkania – zaznacza Joanna Modrzyńska.
Odmawianie zaproszenia
https://www.instagram.com/p/BK89o5GBKsL/?tagged=businessinvitations
Naszym obowiązkiem – jako osoby zaproszonej – jest podjęcie decyzji o uczestnictwie w spotkaniu najpóźniej w ciągu jednego tygodnia od jego otrzymania oraz – stosownie do dopisków umieszczonych na zaproszeniu – udzielenie odpowiedzi w odpowiedniej formie.
- Jeśli zaproszona osoba nie ma możliwości skorzystania z zaproszenia, powinna wyrazić żal z tego powodu, a także krótko usprawiedliwi
- przyczyny swojej nieobecności – tłumaczy Joanna Modrzyńska.
Ekspertka zaznacza jednak, że nie ma obowiązku udzielania szczegółowych wyjaśnień. Warto pamiętać też, że jeśli nie możemy przybyć z podowu zdarzeń losowych, a potwierdziliśmy przybycie, wówczas warto jak najszybciej skontaktować się z gospodarzami spotkania i tym razem wyjaśnić powody nieco bardziej dokładnie. W dobrym tonie będzie również wysłanie listu oraz kwiatów lub drobnego upominku (jeżeli jest to np. nasz kontrahent i dopiero budujemy relacje biznesowe).
O ile nie zaznaczono innej formy, zaproszenia należy odmówić telefonicznie, nigdy jednak przez e-mail czy sms.
Etykieta zajmowania miejsc przy stole
https://www.instagram.com/p/Be7iDiOFugk/?tagged=businessdinner
O ile na stole nie ma ustawionych imiennych kartoników, pamiętajmy, że podczas zajmowania miejsc w sytuacjach biznesowych płeć ani wiek nie grają roli. Istotne natomiast jest zajmowane stanowisko. Gdy zasiadamy do prostokątnego stołu, miejsce u szczytu zajmie prezes, gość honorowy natomiast usiądzie po jego prawej stronie, a prawej najwyższy rangą współpracownik. Im niższe stanowisko piastuje dana osoba, tym dalej powinna zasiąść od prezesa.
Przy okrągłym stole z kolei, po prawej stronie gospodarza (o ile nie jest nim prezes firmy) zasiądzie kolejna najważniejsza osoba, np. klient, a po lewej stronie najwyższej rangi – po prezesie – dyrektor.
